La documentación ambiental, ¿está en orden?
La mayoría de las veces que uno visita empresas o que se reciben inspecciones la disponibilidad de documentación es crucial. La documentación ambiental de la empresa siempre debe estar en orden, disponible y en digital. Esto va a hacer que nos ahorremos muchos disgustos a futuro.
Cuando se recibe una inspección, antes o después de la recorrida por planta o la obra, viene la revisión de la documentación ambiental, y ahí es cuando aparecen los problemas porque falta uno u otro papel.
Para las autoridades, documentación que no está, no existe. Eso es así. Una vez, un señor al recibir una inspección y no encontrar los papeles que les pedían, llamó a su jefe en la central en Buenos Aires y le dijo al inspector que si quería alguna documentación que la vaya a buscar a la central. esto definitivamente no es así. La documentación que no está y es requerida por una autoridad, se deberá presentar ante la misma luego, mediante un descargo.
Para los biblioratos, un ejemplo de orden de carpetas puede seguir el siguiente esquema:
Obviamente que dependerá de la cantidad de documentación ambiental que genere la empresa y su tamaño. Si en una misma carpeta queremos poner varios ítems, ponerle la solapa con el nombre genérico de la documentación.
Un punto importante son los certificados o disposiciones que obtenga la empresa luego de las gestiones ante las autoridades. Siempre es conveniente tener digitalizados los mismos y en una carpeta digital aparte.
En el servidor de la empresa o computadora es conveniente tener la misma documentación que uno tiene en físico. Esto ahorra tiempo en las inspecciones y permite llevar un control de la documentación que se tiene.
En muchas oportunidades, las declaraciones juradas, auditorias o solicitudes de permisos se las encargan a profesionales externos y suele haber un desfajase u olvido en el envío de la documentación. Se debe exigir al profesional enviar la documentación en digital.
El tener la documentación ambiental en digital ayuda también para evitar sorpresas de faltante de documentación física porque la retiró un profesional para hacer una gestión en alguna autoridad. Siempre solicitar al profesional que deje indicado y firmado la documentación que retira.