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La documentación ambiental, ¿está en orden?

La documentación ambiental, ¿está en orden?

La mayoría de las veces que uno visita empresas o que se reciben inspecciones la disponibilidad de documentación es crucial. La documentación ambiental de la empresa siempre debe estar en orden, disponible y en digital. Esto va a hacer que nos ahorremos muchos disgustos a futuro.

Cuando se recibe una inspección, antes o después de la recorrida por planta o la obra, viene la revisión de la documentación ambiental, y ahí es cuando aparecen los problemas porque falta uno u otro papel.

Para las autoridades, documentación que no está, no existe. Eso es así. Una vez, un señor al recibir una inspección y no encontrar los papeles que les pedían, llamó a su jefe en la central en Buenos Aires y le dijo al inspector que si quería alguna documentación que la vaya a buscar a la central…. esto definitivamente no es así. La documentación que no está y es requerida por una autoridad, se deberá presentar ante la misma luego, mediante un descargo.

¿Qué tengo que hacer para que no me falte ningún papel?

En el mundo de hoy, tener todo en digital. Y por supuesto, la documentación física debe estar ordenada en biblioratos por tema o autoridad. Si la empresa tiene distintas locaciones, la documentación ambiental física en el sitio y la digital en la oficina central.

Para los biblioratos, un ejemplo de orden de carpetas puede seguir el siguiente esquema:

  • Categorización y Radicación: Esto debe incluir toda la documentación para la radicación y la consecuente categorización de la industria o la obra. Se puede incluir, la evaluación de impacto ambiental y las auditorías ambientales.
  • Residuos: Aquí se puede incluir toda la documentación legal sobre la gestión de residuos de la empresa. Tanto de industriales como especiales o reciclables.
  • Manifiestos y Certificados: Puede estar o no dentro de la separación de Residuos, dependerá de la cantidad de papeles que se generen. Los mismos deben estar ordenados por industriales, domiciliarios, reciclables, especiales, etc.
  • Efluentes Líquidos: La documentación legal de los permisos de efluentes líquidos, los monitoreos ambientales de efluentes líquidos, planos de planta de tratamiento si corresponde.
  • Efluentes Gaseosos: Similar a efluentes líquidos.
  • Autoridades: Se puede hacer una carpeta en particular que sea documentación de una autoridad. Por ejemplo, ACUMAR. Al ser una autoridad que no expide ningún permiso, pero si realiza inspecciones periódicas, aquí se puede guardar las comunicaciones.
  • Otros monitoreos: Como puede ser de ruido o monitoreos privados que se realicen.
  • Seguro Ambiental: Aquí se puede separar toda la documentación y pólizas que sean referidas al seguro ambiental que contrate la empresa.
  • Aparatos Sometidos a Presión: Esto es similar a efluentes líquidos o gaseosos.
  • Aguas Subterráneas: Permisos legales y monitoreos de los freáticos.

Obviamente que dependerá de la cantidad de documentación ambiental que genere la empresa y su tamaño. Si en una misma carpeta queremos poner varios ítems, ponerle la solapa con el nombre genérico de la documentación.

Un punto importante son los certificados o disposiciones que obtenga la empresa luego de las gestiones ante las autoridades. Siempre es conveniente tener digitalizados los mismos y en una carpeta digital aparte.

En el servidor de la empresa o computadora es conveniente tener la misma documentación que uno tiene en físico. Esto ahorra tiempo en las inspecciones y permite llevar un control de la documentación que se tiene.

En muchas oportunidades, las declaraciones juradas, auditorias o solicitudes de permisos se las encargan a profesionales externos y suele haber un desfajase u olvido en el envío de la documentación. Se debe exigir al profesional enviar la documentación en digital.

El tener la documentación ambiental en digital ayuda también para evitar sorpresas de faltante de documentación física porque la retiró un profesional para hacer una gestión en alguna autoridad. Siempre solicitar al profesional que deje indicado y firmado la documentación que retira.

 

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